해외에서 온 문의를 처리하기 전에 확인할 것

해외 문의는 유형에 따라 처리 부서와 회신 형식이 갈립니다. 번역보다 앞서 확인해야 할 것은 배송이 가능한 지역인지, 이미 대리점이 있는 지역인지 여부입니다.

문의 유형을 세 갈래로 나눕니다

제품 사양 확인, 구매 조건 문의, 대리점 제안은 처리 부서와 답변 형식이 서로 다릅니다. 본문에 수량과 도착지, 요청 서류가 언급되었는지를 보면 어느 갈래인지 대개 판단됩니다. 갈래별 회신 서식을 미리 만들어 두면 담당이 바뀌어도 같은 수준의 답이 나갑니다.

단위, 날짜 표기, 전압과 주파수 조건은 지역마다 다릅니다. 사양 페이지에 병기 방식을 정해 두고 어느 기준으로 적은 값인지 밝히면 재확인이 줄어듭니다. 제품명이나 모델 표기를 국내용과 다르게 쓰고 있다면 대응표를 만들어 두어야 서로 다른 제품으로 읽히지 않습니다.

배송 가능 지역인지, 필요한 서류가 있는지, 기존 대리점이 있는 지역인지 순서로 확인합니다. 이 단계 없이 답을 보내면 뒤에 조건을 번복하게 되어 논의가 처음으로 돌아갑니다. 확인 결과를 문의 기록에 남겨 두면 같은 지역에서 다음 문의가 왔을 때 절차가 짧아집니다.

받은 시각과 상대 지역의 업무 시간을 함께 적어 두면 답이 언제 읽힐지 가늠됩니다. 답변 예정 시점은 상대 지역 기준으로 환산해 적는 편이 오해가 적습니다. 화상 상담을 제안할 때는 두세 개 시간대를 제시해 상대가 고르게 하는 방식이 왕복 횟수를 줄입니다.